El pasado 9 de agosto de 2021, a través de la Circular Externa 100-000011, la Superintendencia de Sociedades, con el fin de ampliar y profundizar los requisitos mínimos para combatir la corrupción y soborno transnacional, modificó integralmente la regulación sobre Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).
Los criterios para determinar qué empresas están obligadas a implementar un PTEE son los siguientes:
a. Empresas que al 31 de diciembre del año anterior hayan celebrado contratos con entidades estatales por cuantías desde 500 SMMLV y hayan obtenido ingresos o activos totales desde 30.000 SMMLV.
b. Empresas de los sectores farmacéutico, infraestructura y construcción, manufacturero, minero-energético, TICs, comercio de vehículos, y accesorios, o de actividades auxiliares a servicios financieros que al 31 de diciembre del año anterior hayan celebrado contratos con entidades estatales, por una cuantía igual o superior a 500 SMMLV y hayan obtenido ingresos totales desde 3.000 SMMLV o activos totales desde 5.000 SMMLV.
Factores a considerar para la elaboración de los Programas de Transparencia y Ética Empresarial PTEE: Evaluación detallada de los riesgos de corrupción y soborno transnacional en las empresas
La elaboración del PTEE dependerá de las necesidades de cada Empresa, ésta deberá identificar y evaluar en detalle, los riesgos de corrupción y/o de soborno transnacional; dependiendo de los factores de riesgos propios como, por ejemplo, el sector económico, los terceros, los contratistas, los intermediarios, los asesores, los consultores y el tipo de contrato estatal, entre otros.
Los Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) deberán compilar de manera integral todas las normas internas de la Entidad y en la matriz de riesgos de corrupción y/o soborno transnacional que permita identificar, evaluar, y controlar dichos riesgos y determinar la metodología aplicada para ello.
Con el fin de que, en la Empresa haya una persona responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento del PTEE se deberá designar un Oficial de Cumplimiento, conforme a las instrucciones establecidas en la norma.
La Junta Directiva o el máximo órgano social, según corresponda, deberá realizar esa designación. En el evento de que la Empresa no cuente con una Junta Directiva, el representante legal propondrá la persona que ocupará la función de Oficial de Cumplimiento, para la designación por parte del máximo órgano social.
Le corresponde a la Empresa certificar que el Oficial de Cumplimiento designado cuenta con la idoneidad, experiencia y liderazgo requeridos para gestionar el riesgo y que no cuenta con inhabilidades o conflictos de intereses para desempeñar dicha función dentro de la Entidad.
El plazo para implementar las directrices definidas en la circular es a más tardar el 31 de mayo del año siguiente al que se cumplieron los requisitos y por hasta tres años después de que se dejaron de cumplir. Las Compañías obligadas, deberán informar a la Superintendencia de Sociedades dentro de los 15 días hábiles siguientes al vencimiento de este plazo sobre su calidad de Empresa obligada.
Las Compañías obligadas que no implementen PTEE podrán ser objeto de multas por hasta 200 SMMLV por parte de la Superintendencia de Sociedades.
Por último, cabe resaltar que toda Compañía como buena práctica de gobierno corporativo, podrá implementar el PTEE.
María Alexandra Cuevas Millán
Gerente de Estrategias y Servicio al Cliente
Millán & Asociados, Auditores y Consultores de Negocios S.A.
